1. Общие положения

Генеральный электронный каталог является составной частью системы каталогов библиотеки. Электронный каталог совмещает в себе все функции карточных каталогов: генерального служебного, алфавитного, систематического, картотеки заглавий, алфавитно-предметного указателя (АПУ).

2. Функции электронного каталога

ГЭК обеспечивает удовлетворение информационных запросов читателей на документы по темам отраслевого характера, осуществление поиска по алфавиту авторов, названий, по ключевым словам, классификационным шифрам и др. полям.
ЭК используется для установления наличия издания в фондах ПГПБ им.А.М.Горького и его экземплярности.

3. Содержание и структура электронного каталога

В генеральном электронном каталоге книг отражаются  фонды всех структурных подразделений библиотеки. Литература с годами издания 1992 и позднее отражена в ЭК полностью. Литература до 1992 года отражена частично (книги прошедшие ретроконверсию). Литература на иностранных языках и ноты вводятся в соответствующих структурных подразделениях.

4. Организация, ведение иредактирование каталога

Запись документов ведется в АРМ «Обработка» в соответствии:
 ГОСТ 7.1-84 Библиографическое описание документа.
 ГОСТ 7.80-2000 Библиографическая запись. Заголовок.
 ГОСТ 7.82-2001 Библиографическое описание электронных ресурсов.
Заполняются поля согласно «Российскому коммуникативному формату представления библиографических записей на книги и сериальные издания».
Описание документа в формате MARC состоит из нескольких полей, каждое из которых имеет не менее одного подполя. Ввод информации в подполя позволяет разделить как можно подробнее составляющие описания документа.
Для поля «Авторский знак» имеется электронная таблица Хавкиной на русском и латинском языках.
Все выходные формы формируются автоматически в соответствии с ГОСТ, включая расстановку знаков пунктуации.
Списание производится путем удаления записи или удаления инвентарного номера из записи с последующей ее редакцией.
Редакция электронного каталога ведется в рабочем порядке.

Главный электронный каталог (ГЭК) Приморской государственной библиотеки им.А.М.Горького
Каталог находится в ведении отдела обработки и каталогов, отдела автоматизации библиотечных процессов.

Год образования  - ноябрь   1992 года
Характер каталога – постоянный
Форма каталога – электронная

В электронном каталоге отражены книги, продолжающиеся издания, авторефераты.
Каталог ведется на русском языке, включает литературу на иностранных языках, хранящуюся в отделе основного книгохранения.

Каталог расположен на сервере в локальной сети. Доступ электронному каталогу имеется на всех компьютерах, всех структурных подразделениях библиотеки и в зале каталогов.
Библиотека применяет в работе сетевую программу АИБС «MARC» версия 3.3 разработанную НПО «Информ-система». Параллельно в работе используется версия 4.5
Версии АИБС «MARC»   регулярно обновляются через WEB-сайт НПО «Информ-система».

Учет поступления и первоначальный ввод информации в каталог осуществляет отдел комплектования.
Отдел обработки и каталогов редактирует каждый документ согласно ГОСТа библиографического описания, вносит ключевые слова, шифры ББК, заполняя поля согласно «Российскому коммуникативному формату представления библиографических записей на книги и сериальные издания»

Организация поиска запросов читателей формируется по любому полю или сочетанию полей. Поиск осуществляется по:
-алфавиту (автор, заглавие, название части, серия)
-системе (таблицы ББК)
-теме (ключевые слова)

Формирование и печать выходных форм: полный комплект каталожных карточек, формуляров, читательские требования, список литературы по теме.

После обработки партии книг, электронные записи из рабочей базы по сети передаются администратору ЭК, для передачи их в главный электронный каталог.

Перед передачей электронных записей из АРМ «Обработка» в АРМ «Администратор» обязательным является создание резервных копий генерального электронного каталога и рабочей базы на локальный диск компьютера отдела обработки.
Ответственность за качество записей несет отдел обработки, за сохранность записей администратор локальной сети.

В 2003 года библиотека приступила к ретроконверсии. Записи создаются в читальном зале и отделе главного книгохраниения, по сети вся информация стекается в отдел обработки для полного ее завершения и передачи в главный электронный каталог.